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08 Apr 2020
Smart Working, i consigli del gruppo AsstrA
Karina Budinskaya, direttrice del centro di formazione e sviluppo di AsstrA.
Per combattere la pandemia di COVID-19, la stragrande maggioranza del mondo è già passata allo smart working. La logistica e le catene di approvvigionamento continuano a funzionare indipendentemente dalle circostanze. Anche il team del gruppo di società di trasporti e logistica AsstrA svolge mansioni quotidiane, ma in una modalità nuova. Tale formato di lavoro richiede delle abilità e competenze pratiche, siccome rappresenta sia aspetti negativi che positivi.
Secondo i risultati della ricerca di Morneau Shepell, il 40% degli intervistati si sente disconnesso dal lavoro a causa dell’home office. Il lavoro a distanza nega il contatto visivo e la comunicazione personale, mentre è molto più facile supportare con una parola gentile nel corso dell'attività trovandosi fisicamente nello stesso spazio.
L'organizzazione del tempo e del luogo è un altro compito per lavorare fuori dall'ufficio. Non in tutte abitazioni i dipendenti riescono a trovare un luogo isolato. Quando gli spazi di lavoro e di casa si uniscono, è difficile stabilire un confine preciso. A causa dell'inaccessibilità delle naturali pause comunicative con i colleghi, non c'è il momento di cambio tra lavoro-casa-lavoro. La grande tentazione è sia quella di rimanere al lavoro completando la presentazione sia farsi distrarre dalle faccende domestiche durante gli orari lavorativi.
Secondo Karina Budinskaya, direttrice del centro di formazione e sviluppo di AsstrA, la scarsa attività fisica durante la giornata è un altro aspetto negativo dello smart working. “La distanza dal balcone alla porta del soggiorno di casa mia non supera i 7 metri. Il percorso all'ufficio di AsstrA dalla mia postazione di lavoro al reparto contabilità dura 7 minuti. Nel frattempo riesco a ritirare la posta alla reception lungo la strada, fissare un appuntamento con i miei colleghi e, facendo un caffè in cucina, discutere di questioni correnti. Nell'home office manca il dinamismo”, condivide Karina Budinskaya.
Tuttavia, il lavoro a distanza ha un impressionante elenco di vantaggi. Secondo i risultati del centro di ricerca Superjob, oggi ogni quinta azienda (22%) assume regolarmente i remote worker. Un 10% degli intervistati usufruisce di servizi di lavoratori da remoto in outsourcing.
Gli uffici moderni sono costruiti in formato open space, perciò il lavoro richiede uno sforzo per concentrarsi sul compito. I rumori estranei, le telefonate, i dialoghi nell'ambiente abbassano l'attenzione e riducono la produttività. A casa, avendo organizzato una postazione di lavoro, è più facile immergersi completamente nel compito da svolgere. Si trova il tempo e lo stato d'animo per finire il lavoro che non si riusciva a fare nei ritmi d’ufficio.
Inoltre, il lavoro a distanza ha un effetto positivo sull'adattabilità. Scompare l'attaccamento all'ufficio, come unico posto possibile per svolgere le attività lavorative. I membri dei gruppi di lavoro gradualmente passano a risorse accessibili online per conferenze e discussioni collettive. Oltre all'adattabilità durante il lavoro a distanza, si sviluppano anche altre competenze trasversali (soft skills in inglese): responsabilità, disciplina, pensiero creativo.
L'innegabile vantaggio del lavoro a distanza, secondo Karina Budinskaya, sta nel risparmio del tempo per la preparazione mattutina e per la strada al posto di lavoro. Il tempo normalmente impiegato per il viaggio può essere utilizzato per lo sviluppo personale, la comunicazione con i propri cari e il sonno aggiuntivo.
Il lavoro a distanza è una soluzione conveniente, ma richiede la disciplina, motivazione e determinazione. Per organizzare gli orari di lavoro, viene utilizzata la metodologia Pomodoro, che consiste nel dividere il tempo in segmenti da 30 minuti - "pomodori". Ogni mezz'ora consiste in 25 minuti di lavoro sul progetto e 5 minuti di riposo. Durante la pausa, l'autore del metodo, Francesco Cirillo, raccomanda di spostare l'attenzione dal compito da svolgere. Dopo 4 "pomodori" bisogna riposare 10-30 minuti.
L'esperto di efficienza personale Brian Tracy consiglia ogni giorno, prima di tutto, di svolgere il compito più difficile e spiacevole dalle cose da fare, ossia mangiare la "rana". Il completamento del compito porta soddisfazione e umore positivo per tutto il giorno. Più difficile è il compito, maggiore è la gioia.
“Iniziate ogni mattina con una doccia fredda, questo vi caricherà di energia per tutto il giorno. Per mantenere la motivazione durante l’home office, fissate un obiettivo, scrivetelo sulla carta e mettetelo davanti ai vostri occhi. Un desiderio visualizzato vi ricorderà cosa state cercando di raggiungere”, raccomanda Olga Kostanenko, direttrice del dipartimento “Service Center”.
Natalya Demchenko, country manager della regione ucraina e manager della filiale AsstrA di Kiev, aggiunge: "Nel piano giornaliero, date la priorità ai compiti secondo il principio di "importante - non importante" e "urgente - non urgente". Ciò aiuterà ad evitare le situazioni delle scadenze accumulate.
Dmitry Lagun, CEO del gruppo di società AsstrA-Associated Traffic AG, consiglia di farsi un’agenda dettagliata, individuare un compito principale, che include una serie di compiti secondari. Alla fine della giornata riassumere le attività completate e preparare un elenco per il giorno successivo.
Un altro lifehack è chiudere nel browser le schede non necessarie, poiché i siti aperti non necessari distraggono e disperdono l'attenzione. Arieggiare regolarmente l’ambiente, fare un breve esercizio fisico durante la giornata e un buon riposo durante il fine settimana sono le condizioni necessarie del ritmo lavorativo per Dmitry Lagun.
“Per sentire lo spirito di squadra e il supporto dei colleghi, eseguendo le attività nella modalità home office, utilizzate i moderni servizi di messanger: zoom, webex, skype. Meglio preferire una videochiamata, questo creerà un senso di presenza. Inoltre, un incontro con i colleghi motiverà ad avere un aspetto curato durante la giornata lavorativa”, riassume Dmitry Lagun.
